Razões para sua empresa ter um sistema de gestão de emails

27 agosto, 2021

O e-mail é um canal eficiente não só para manter o bom relacionamento com os clientes, mas também para produzir anúncios de produtos e outras ações de marketing. Seja qual for o bom emprego desta troca on-line de informações, é essencial que as mensagens sejam respondidas com agilidade e qualidade de conteúdo, a fim de não colocar em risco a reputação do negócio. E para que os e-mails sejam utilizados como um meio eficaz de comunicação e produtividade, a empresa deve contar com definidos mecanismos de gestão inteligente e organizada de seu correio eletrônico.

Que tal descobrir as vantagens de profissionalizar este espaço da empresa e implementar um sistema de gestão de e-mails?

Gestão de e-mail

É fundamental para seus negócios ter um sistema que o ajude a organizar sua caixa de entrada e a comunicação com os clientes, gerar insatisfação devido a falta de atenção na tratativa de um e-mail é o que sua empresa não precisa passar. Geralmente as mensagens chegam de duas formas, por um formulário de fale conosco ou pela conta direta de um gerenciador. Seja qual for o destinatário o tratamento com cada pessoa deverá ser única, isso será o seu diferencial.

Deixe seu conteúdo eletrônico mais seguroÉ imprescindível você ter um mecanismo dentro da sua ferramenta de gerenciamento de email que qualquer visualização ou alteração fique salvo em um histórico ou auditoria. Com isso você gerencia o que é feito dentro da ferramenta, por cada operador, como por exemplo quem abriu o e-mail, se fez o retorno correto, se alterou alguma informação, quem é o proprietário, quem alterou o mesmo. Tudo armazenado com data e hora.

Obtenha maior integraçãoAo contratar um software, preocupe-se com toda a integração que ele dispõe para o uso. Você deve ter mais de uma forma de comunicação com os clientes. Isso vai melhorar a produtividade e atenuar o tempo utilizado na feitura de diversas tarefas e compromissos.

Capture todas as suas mensagensO sistema deve colher automaticamente os e-mails que chegam à caixa postal de todas as contas que estiverem cadastradas. Isso quer dizer que você poderá gerenciar todas as mensagens de um só local, unificando-as e possibilitando que você não desperdice tempo.

Não importa qual seja o seu provedor (Exchange, Office 365, GMAIL e etc) o sistema deve capturar todas as informações e arquivos anexos.

Aperfeiçoe suas maneiras de se comunicar com os clientesUm sistema de gestão de emails agiliza sua comunicação, fazendo com que sua exposição aumente e suas chances de sucesso nos negócios sejam ampliadas. O lixo eletrônico ficará mais travado, e os clientes poderão contar com mais qualidade das informações que poderão obter de você, sem se preocupar com vírus e outros problemas do tipo.

Para sua empresa aperfeiçoar a comunicação, o módulo de e-mail deverá constar número de protocolo em cada assunto tratado, para que tanto o cliente ou a empresa tenha o controle de cada conversa tratada.

Economize dinheiroA longo prazo, a empresa vai economizar mais recursos do que se um profissional fosse pago para organizar os correios eletrônicos de todos os clientes e distribui-los manualmente entre os atendentes. A equipe também vai poder se ocupar de outras atividades, já que sua rotina se tornará mais eficiente e dinâmica.

Os sistemas de gestão de e-mails podem tornar não apenas sua performance mais poderosa, mas abastecer seu negócio com métricas de comunicação mais inteligentes e confiáveis.

Como está a comunicação on-line com seus leads, fornecedores e consumidores ultimamente? Ainda tem dúvidas sobre como implantar um sistema de gestão de e-mails? Entre em contato com a gente ou deixe aqui o seu comentário!