Quando o ambiente online começou a se popularizar dentro das empresas, principalmente em setores como atendimento ao cliente e vendas, as companhias tiveram que repensar as suas ferramentas de trabalho. Antes da ascensão da internet, tanto os profissionais de vendas como os agentes de atendimento utilizavam o telefone como sua principal ferramenta de trabalho. Mas a presença nos meios digitais foi se tornando cada vez mais essencial e o e-mail foi ganhando espaço nesse novo escopo de trabalho.
Muitas companhias optaram pelas caixas de e-mail compartilhadas, nas quais todos os colaboradores da equipe têm acesso as mensagens recebidas pelo departamento. Essa solução foi muito válida durante anos, no entanto, o volume de e-mails e informações vem aumentando dia a dia e o gerenciamento por essas plataformas tradicionais já não consegue suprir as necessidades das empresas e dos clientes.
No artigo a seguir, iremos mostrar a importância de contar com uma ferramenta de gestão de e-mails nos dias de hoje e como a não utilização desse recurso pode comprometer a eficiência do seu negócio. Confira!
Saiba porquê uma plataforma tradicional de e-mail pode prejudicar o seu negócio:
Limitação de espaço: As caixas de entrada tradicionais possuem um limite para recebimento de e-mails. Quando esse limite é ultrapassado, os profissionais não conseguem receber novas mensagens, sendo necessário excluir e-mails antigos. No entanto, ao apagar o histórico, o atendente ou vendedor pode perder informações importantes dos seus clientes.
Buscas demoradas: Essas plataformas de e-mail não ajudam a otimizar o tempo de trabalho dos profissionais, pois as buscas por grupos ou clientes específicos não são intuitivas, o que torna o atendimento ou o processo de vendas mais demorado.
Várias respostas ao mesmo cliente: Um dos principais problemas de utilizar um e-mail convencional para atendimento ao cliente ou vendas é a possibilidade de vários profissionais mandarem respostas diferentes ao mesmo consumidor. Isso acontece porque essas ferramentas não oferecem uma gestão inteligente e os operadores e vendedores não conseguem acompanhar o andamento das respostas, o que leva a essa duplicação dos retornos aos clientes.
Atualização manual do histórico: As empresas que utilizam uma caixa de entrada tradicional acabam tendo que realizar vários processos de forma manual. Por exemplo, ao solucionar um problema de um cliente, o operador deve ir para outra plataforma ou documento para incluir os dados do atendimento e sinalizar como resolvido.
Aprenda a tornar o atendimento e as vendas mais assertivas com o software de gestão de e-mail:
Todas as informações em um só lugar: Quando a companhia decide implantar um software de gestão de e-mail, ela terá todas as informações relacionados aos clientes reunidas em uma mesma plataforma. O uso dessas ferramentas proporciona uma grande facilidade para o time de atendimento e vendas, pois é possível acessar o histórico do consumidor de maneira rápida e intuitiva. Além disso, bons softwares oferecem, ainda, a possibilidade de criar rotas inteligentes por produto, assunto ou motivo.
Aumento da produtividade: Com os softwares de gestão de e-mails, os operadores conseguem realizar um atendimento mais assertivo e em menor tempo, graças ao painel completo e organizado disponível na ferramenta.
Para a equipe de vendas, esses softwares oferecem a possibilidade de criar fluxos automatizados para e-mails recebidos, direcionamento das mensagens para os times corretos, gerenciamento das oportunidades de maneira automatizada e de acordo com o produto ou serviço.
Monitoramento contínuo: Por fim, as ferramentas de gestão de e-mails são excelentes para facilitar o monitoramento do trabalho por parte dos gestores. Na área de atendimento ao cliente, os softwares enviam alertadas sobre os vencimentos de tempos pré-definidos e permitem que a equipe gestora acesse relatórios detalhados sobre cada ticket ou grupo de atendimento.
No departamento comercial, é possível configurar a ferramenta para enviar diariamente no e-mail do gestor ou do vendedor um relatório indicando o status de cada oportunidade e em qual fase ela deveria estar para que a venda seja realizada.
Ficou interessado nos benefícios que os softwares de gestão de e-mails podem trazer para a sua empresa? Então,entre em contato com um dos nossos especialistas, teste a Plataforma GVP, e veja como essa ferramenta te ajudará a impulsionar os seus negócios!
